Adósarok – Elveszett számlák pótlása
2004/4. lapszám | Tomcsányi Erzsébet | 2839 |
Figylem! Ez a cikk 21 éve frissült utoljára. A benne szereplő információk mára aktualitásukat veszíthették, valamint a tartalom helyenként hiányos lehet (képek, táblázatok stb.).
A számlázás minden vállalkozás alapja; ha meg akarunk élni, keresnünk kell, ha keresünk, számlázunk is (persze már aki, de optimistán maradjunk a törvényesség talaján). Az építőiparban bizony gyakran előfordul, hogy az adós nem akar fizetni, ilyenkor sokszor magyarázkodásba fog (bár van, amikor nem veszi erre sem a fáradtságot), de indokként többször előjön, hogy elveszett a számla. Mi a teendő ilyenkor? Erre a kérdésre kapunk választ az alábbiakban.
A valódiság számviteli alapelvének teljesítése megköveteli, hogy a könyvelés alapbizonylatát képező számla elvesztésének ténye hitelt érdemlő módon bizonyított legyen, mind a számlát kibocsátó, mind a számla címzettje oldaláról. Ezért szükséges jegyzőkönyvbe foglalni legalább az alábbiakat:
- melyik számla veszett el (sorszám, a kibocsátó, a címzett azonosító adatai, a számlázott gazdasági esemény tartalma, összege – a számlában szereplő áfa, környezetvédelmi termékdíj, felár, engedmény megjelölésével -, a fizetési feltételekre vonatkozó megjegyzések stb.);
- kerestették-e a postán az elveszett küldeményt, ha igen, az milyen eredménnyel zárult, elismerte-e a posta a kézbesítés hibáját;
- volt-e része a kibocsátónak vagy címzettnek a számla elvesztésében, ha igen, kit és milyen felelősség terhel;
- hogyan és mikor pótolják a hiányzó bizonylatot, a másolat hitelesítésére ki az illetékes (közjegyző, címzett, a kibocsátó vállalkozás könyvvizsgálója).
A jegyzőkönyvet az érintett felek képviseletére jogosult személynek alá kell írni. Egy gazdasági eseményről azonos tartalommal több bizonylat nem készíthető oly módon, hogy abból arra lehessen következtetni, hogy több gazdasági esemény történt volna, mivel az visszaélésekhez vezethet. Ezért nem fogadható el olyan megoldás, hogy az eredeti tartalommal, de új sorszámon új számlát bocsássanak ki. (A kibocsátónál a másolatra utaló feljegyzések elmaradása, a címzettnél az eredeti bizonylat előkerülése okozhat kétszeres könyvelést, amelynek feltárását a sorszámeltérés megnehezítheti.)
Mindezek alapján a közjegyzővel, vagy akár a kibocsátó, akár a címzett vállalkozás könyvvizsgálójával hitelesíttetett másolat kiadása jelentheti a megoldást. (A hitelesítési záradéknak tartalmaznia kell a másolat készítésének indokát.) A hitelesített másolatot kell a már részletezett jegyzőkönyvvel a vevőnek átadni, akinél ez az áfa-törvény 35. § (1) bekezdése szerinti, az adó összegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül.
