Költségvetés készítő program - Számítógép felhasználás lehetőségei az épületgépészetben VI.
2001/6. lapszám | VGF&HKL online | 6478 |
Figylem! Ez a cikk 24 éve frissült utoljára. A benne szereplő információk mára aktualitásukat veszíthették, valamint a tartalom helyenként hiányos lehet (képek, táblázatok stb.).
Mint ahogy azt már az előző cikkben jeleztük, ebben a fejezetben elkészítjük első költségvetésünket a KönyvCalc programmal. Itt azonban fel kell tételeznünk, hogy kedves olvasónk ott ül a számítógép előtt és az itt leírtak szerint lépeget előre a megismerésben. Ha van programja és számítógépe, ennek nincs akadálya. Ha csak számítógépe van, akkor javasoljuk az akciós program megvásárlását, esetleg szerezze be az ingyenes tervezői változatot a forgalmazóktól, vagy letöltheti az Internetről. (http://www.mmsys.hu) (http://www.kontroll.hu). Ha ezek most nem állnak rendelkezésre, akkor elegendő annyit megjegyezni, hogyha majd lehetősége lesz a számítógépes költségvetés készítésre programunkkal, akkor itt útmutatót talál a kezdeti nehézségek leküzdésére.
Mielőtt az alábbi lépéseket megkezdenék, olvassák át előző cikkünket, mely a program koncepcióját (gondolkodásmódját) tárgyalja. Az ott leírtak lényege, hogy a KönyvCalcban végzett munka során mindig három alapablak (képernyő) valamelyikében dolgozunk. Ezek a ”Költségvetés”, „Összesítő” és „Adattár”. Az „Adattár ablakban” kiválasztott tételek az aktuális „Költségvetési abla(ko)kba” kerülnek, melyek végösszegeiből a „Összesítő ablak(ok)ban” képezhetők tetszőleges összesítések.
Költségvetés készítés lépésről lépésre
- Feltételezzük, hogy a program már telepítve van, tehát indítsuk el a KönyvCalc ikonra kettőt kattintva.
- A program általában egy üres költségvetés ablakkal indul, melyben még nincsenek tételek. A kurzor (mely szürke színnel van kiemelve) a "0" értékű végösszegen áll. A tételek beszúrása mindig a kurzor (szürke, kiemelt sor) elé történik. A [Le]-[Fel] mutató nyíl billentyűk megnyomására - melyek az egyes tételek között mozgatják a kurzort - ilyenkor egy kigördülő menü nyílik, mely parancsainak segítségével tételt, szöveget illeszthetünk a költségvetésünkbe, továbbá megadhatjuk az ablakra jellemző beállításokat, tulajdonságokat.
3. Költségvetés ablak tulajdonságainak beállítása:
A "[Le] kurzormozgató", vagy a "JobbEgérgombKlikk" után feljövő menüből válasszuk a {Költségvetés tulajdonságai} menüpontot. Írjuk be a költségvetés vagy munka címét, amely egyértelműen azonosítja {Pl: Kovács Béla családi háza}, majd írjuk be a költségvetés nevét. Ezt úgy válasszuk meg, hogy erre az ablakra legyen jellemző {Pl: Gázszerelés}, mert ezzel a névvel és az ablak részösszegével kerül majd be az összesítő táblába. Adjuk meg az órabért, az anyag és díjszorzót. A szorzók tételenként lesznek tárolva. Itt csupán azt állítjuk be, hogy mi legyen a költségvetésbe beillesztett tételek szorzóinak értéke. Menet közben megváltozatva, a változtatás utáni tételek már az új értéket veszik fel, míg az előzőek változatlanok maradnak. Ily módon, a költségvetésen belül más-más szorzókkal módosított tételek is lehetnek. Ha mindent beállítottunk, nyomjuk meg az [OK] gombot! Itt jegyezzük meg, hogy beállítható a {Beállítás-Alapbeállítások} menüben a szorzók alapértelmezése. Beállítva, egy új költségvetési ablak megnyitásakor a "Költségvetés tulajdonságai" párbeszéd panel ezeket az adatokat kínálja fel.
4. Tételek leválogatása az aktuális költségvetés ablakba
Kattintsunk megint kettőt az üres ablakra, és válasszuk az {Új tétel} menüpont {Adatbázisból} almenüjét. (Ekkor az adatbázis ablakba lépünk, melyet az {Ablakok} menüből, az ikonsor alatti vízszintes gombokkal, és a [CTRL-TAB] gyorsbillentyűvel is kiválaszthatunk).
Az adattárban a kurzormozgató billentyűkkel, azonos szinten [Le], [Fel] nyíl, egy szinttel lejjebb ill. vissza a [Jobbra], [Balra] nyíl segítségével navigálhatunk. Az adatbázis fastruktúrában való helyzetünket, ahol az adattárban állunk az ablak alján lévő "füleken" láthatjuk. A fülekre kattintva is válthatunk szintet, gyorsan a [CTRL-HOME] billentyűvel ugorhatunk vissza bárhonnan a "Munkanemek" szintjére. Természetesen ez a tallózás egérrel is megvalósítható.
Menjünk le a [Jobbra] nyíl többszöri megnyomásával a legalsó "Tételek" szintre. Itt bármely tételt kiválaszthatjuk, és a mennyiség megadásával áttehetjük az aktuális költségvetés ablakba. (Aktuális ablak mindig az, amelyikből beléptünk az adattár ablakba. Az ablakok menüben ezt egy kis "pipa" jelöli). Tétel kiválasztás a tétel szinten [Jobbra] nyílra, vagy [Enter]-re , de a kívánt darabszám közvetlen begépelésére is kezdeményezhető. Az [Ok] gomb megnyomása után a tétel átkerül a költségvetésbe. Ezzel a módszerrel szedhetjük össze az adattárból a kívánt tételeket.
5. Lépjünk vissza az adattár ablakból a költségvetésbe
(egyszerűen [CTRL-TAB] vagy "Ablakok-Költségvetések" menü). Itt láthatók az előbbiekben kiválogatott tételeink. A kurzort vigyük rá az egyik tételre és üssünk rajta [Enter]-t. Látható, hogy a tétel minden eleme módosítható. Készítsük "K-tételt" egy eredeti adattár tételből. Duplikáljunk meg előbb egy tételt. Ehhez álljunk rá a kurzorral egy tételre és lenyomott [SHIFT] mellett nyomjuk meg a [Le] nyilat. Ezzel kijelöltük a tételt. A módszerrel több összefüggő, vagy (közben a Shift-et felengedve) egymástól eltérő helyen lévő tétel is kijelölhető. A kijelölt tételek és szövegeik másolhatók törölhetők, beilleszthetők az aktuális vagy más költségvetésekbe. Jelöljünk ki, tehát az előbbi módszerrel egy tételt, szövege nélkül, majd a {Szerkeszt} menü {Másol} parancsával (Gyorsan: CTRL-INS) betesszük az átmeneti tárba. Elvisszük a kurzort a költségvetés azon tételére, amely elé az így kivágott tételt beilleszteni szeretnénk és válasszuk a {Szerkeszt} menü {Beilleszt} (Gyorsan: SHIFT-INS) parancsát. Enterrel kezdeményezzük a tétel szerkesztését, majd írjuk ár a tétel azonosítóját mellyel "K-tétellé" alakul.
A "K-tétel" mindig együtt van a szövegével, így szövegezzük meg a tételt vagy hozzuk át az eredeti tétel szövegét a "Másol-Beilleszt" paranccsal. Lényeges, hogy szövegszerkesztő ablakba csak hasonló ablakból tudok áthozni szöveget, tehát az adattárban kijelölt szöveget ne akarjuk ide beilleszteni. Lényeg tehát, hogy az adattárban másolt szövegek - tételek csak adattárba, egy szerkesztő ablakból másolt szövegek - mezők, csak a tételszerkesztő ablakba illeszthetők be. Az adattárban beillesztett tétel mindig a kurzor aktuális helye elé kerül, ezért erre figyelni kell. (A "Beállítások / Alapbeállítások" mappában bekapcsolható az "Új tétel a költségvetés végére kapcsoló". Ez esetben a beillesztés mindig a végösszeg elé kerül.)
Ha elkészültünk az adott munkanemmel, ill. költségvetési ablakkal nyissunk egy új ablakot: {Fájl} menü {Új - Új költségvetés}. (A KönyvCalc koncepciójából adódóan annyi ablakot célszerű megnyitni, ahány önálló részösszeget szeretnénk megjeleníteni az összesítő ablakban.) Ebbe az új üres ablakba a már megismert módszerrel a (3.) ponttól kezdve újra építsünk fel egy más nevű {Pl: Fűtésszerelés}, de ugyanahhoz a munkához tartozó azonos című {Kovács Béla családi háza} költségvetést. Természetesen nem csak új ablaknyitással, hanem egy meglévő költségvetés betöltésével, annak átszerkesztésével is létrehozhatunk egy újabb költségvetés ablakot. Próbaképp a "Fájl-Megnyit" paranccsal töltsünk be egy tetszőleges költségvetést.
7. Összesítő tábla szerkesztése
Válasszuk az összesítő ablakot. (Pl.: Ablakok menü - Összesítő). Az elkészült költségvetések részösszegeiből és különböző típussorokból lehet az összesítő táblát elkészíteni. Ugyanúgy, mint a költségvetésnél itt is egy üres lapon lehet elkezdeni a munkát, bár az összesítők általában már nem egyediek, így célszerűbb létrehozni sablonokat, mert ezután csak meg kell nyitni és máris rendelkezésre állnak. Most azonban induljunk ki egy üres ablakból. Kattintsunk kettőt az egérrel bárhol ezen az üres lapon, és az így feljövő menüből válasszuk a "Összesítő tulajdonságai" menüpontot. Írjuk be az összesítő címét, amely egyértelműen azonosítja, célszerű ugyanazt beírni, mint az összesítőhöz tartozó költségvetéseknél {Kovács Béla családi háza}. A névhez írjuk be, hogy {1. számú alternatíva összesítője}. Ezzel a címmel azt akarjuk kifejezésre juttatni, hogy ugyanazon költségvetésekhez többféle összesítőt is kreálhatunk. Mindössze nyitni kell egy új összesítő ablakot, vagy be kell tölteni egy meglévőt, melyet a megnyitott költségvetések összegeire kell felépíteni.
Kattintsunk az ablakra a jobb egérgombbal és válaszuk az {Új szöveg} menüpontot. Az így kinyíló szövegablakban tetszőleges bevezető szöveget írhatunk az összesítőhöz, amely lehet akár több oldalas is. A szöveget néhány soremeléssel zárjuk, mely a [Ctrl-Enter] billentyűvel képezhető. A szövegírás befejezése az [Ok] gomb megnyomása vagy [Enter]. Ezután a [Le nyílat] nyomogatva menjünk a szöveg aljára, ahol automatikusan megjelenik az előző segédmenü. Itt válasszuk a "Részösszeg" menüpontot, majd a kigördülő menüben megjelennek a megnyitott költségvetések nevei. Ezek közül egyenként felvehetők az egyes költségvetési részösszegek az összesítő táblába. Képezhető egyedi részösszeg is, ahol be kell írni a megnevezést (Pl.: Alvállakozó) és az összegeket (ez lehet negatív szám is, Pl.: Megrendelő által biztosított anyagok).
A részösszegek közé tetszőlegesen [INS]-billentyűre beszúrható a "Háromoszlopos összeg" típussor. Mely ablakban a "Csak a megelőző összegig" kapcsolójával állítható be, hogy a teljes-, vagy rész- tartományra vonatkozzon az összegezés. Az összegre különböző "szorzó típussorok" illeszthetők, majd a kettő (vagy gépköltség esetén három) oszlop a "Három oszlop összevonása" menüponttal összevonható. Az összevont összegre szintén helyezhetők szorzók és összegek. Általánosságban a típussor beszúrás [INS], törlés [DEL] és a sorokra használhatók a további szerkesztési parancsok (kivág, másol, beilleszt). Mintaösszesítő a "Fájl - Megnyit " parancs segítségével betölthető átszerkeszthető. A módosított vagy újonnan készített költségvetés elmenthető és más munkáknál is felhasználható. Erre a legjobb módszer, ha kedvenc összesítőinket a "Sablon" nevű alkönyvtárba mentjük (vagy másoljuk), mert ilyenkor a "Fájl - Új - Új összesítő" parancsnál az előre kész sablonjaink közül választhatunk.
8. Költségvetés és összesítő ablak külső megjelenítése és egyéb lehetőségek részleteit egy következő cikkünkben ismertetjük. Most csak annyit jegyzünk meg, hogy a költségvetés és összesítő tábla oldalai automatikusan tördelve vannak, de [CTRL-ENTER]-re kézi lapemelés is beszúrható. Kézi lapemelésen állva az újabb [CTRL-ENTER] törli a lapemelést. Az egyes elemek (tételek, típussorok) betűtípusa, láthatósága, számformátuma, elé és mögé írt szövegei a formátum fejlécben szerkeszthetők, helyzetük elmozdítható. Az összesítő tábla szövegei soronként is formázhatók.
9. Az elkészített munka dokumentálása, mentése
Hozzátartozik a megjelenítéshez, hogy az adott költségvetés és összesítő ablakoknak lábléce fejléce legyen. Ez a {File / Oldalbeállítások} menüben szerkeszthető. Itt adható meg oldalszámozás és itt illeszthetők be változó tartalmú szövegek, mint pl. a költségvetés neve, fájlneve, címe stb. Célszerű elkészíteni egy (vagy több) sablon költségvetést és összesítőt, melyek a "Beállítások / Környezet" mappában megadhatók. Ilyen esetben az új ablaknyitásnál az előre kész sablonok beállításaival, láblécével, fejlécével indul az ablak. Nyomtatás előtt célszerű megnézni a dokumentum nyomtatási képét, majd megkezdődhet a nyomtatás. Mindkét a parancs a "File" menüből adható ki. A költségvetések és összesítők ablakonként a "Fájl / Elment" paranccsal menthetők. Egy munkához tartozó költségvetések esetén azonban célszerűbb a "Munka mentés" választása. Ilyenkor az összes megnyitott ablak, mentésre kerül és készül egy munkafájl, mellyel az összes így mentett ablak együttesen megnyitható.
Ha eddig eljutottak, akkor megismerték a költségvetés készítés alaplépéseit. Most mentsék el munkájukat a "File-Munka mentés" paranccsal, hogy legközelebb újra betöltve segítségünkkel "testre szabhassák" költségvetésük küllemét.
Mihály Zsolt
